Vào Công Ty Bắt Đầu Từ Đâu Để Hiểu Hoạt Động Của Công Ty Từ Đó Mới Bắt Đầu Làm Kế Toán

Với sơ đồ trên thì Cty có 6 phòng ban. Với chức năng của từng phòng sau khi tìm hiểu thì có thể tóm tắt như sau:

▶Một: Phòng kinh doanh (Nội địa và xuất khẩu): Chức năng là liên quan đến tìm kiếm khách hàng, tư vấn và bán hàng trong nước và xuất khẩu.

=> Vậy phát sinh những nghiệp vụ sau:

Nợ 131

Có 5111

Có 33311

Nợ 111;112

Có 131

★Các bạn phải tìm hiểu quy trình bán hàng từ lúc khách hàng vào cho đến khi bàn giao máy vi tính cho khách hàng, xuất hóa đơn và đến khi thu tiền thì trả qua những bước nào. Từng bước thì chứng từ tương ứng là gì và ai lập và ai ký VÀ KẾ TOÁN THAM GIA VÀO BƯỚC NÀO TRONG QUY TRÌNH ĐÓ (Trước khi kế toán xuất hóa đơn thì kế toán nhận được chứng từ từ phòng ban nào chuyển qua và chuyển qua là chứng từ gì). Nghiệp vụ này liên quan đến phòng bán hàng thì 100% các bạn phải HỎI PHÒNG BÁN HÀNG ĐỂ BIẾT RỒI quy trình thực hiện, có thể xin quy trình bán hàng. (Vì đã học bài trước là nghiệp vụ ảnh hưởng đến đối tượng nào thì tác nghiệp với đối tượng đó sẽ biết được quy trình thực hiện nhé. Nhớ nguyên tắc này)

Nợ 641

Nợ 1331

Có 111,112, 331

★Với nghiệp vụ này hỏi trực tiếp Bộ phận bán hàng sẽ biết nhé. Vì đây là liên quan trực tiếp đến việc bán hàng

▶Hai: Phòng mua hàng: Vậy phòng mua hàng với chức năng chính là mua hàng máy vi tính và các phụ kiện máy vi tính cho cty cũng như mua tài sản cố định, CCDC cho Cty. Tìm nhà cung cấp deal sao cho giá hợp lý và chất lượng. Đặt hàng và nhận hàng về

=> Vậy là phát sinh những nghiệp vụ sau

1. Nghiệp vụ mua hàng

Nợ 1561

Nợ 133

Có 331

Nợ 211;242

Nợ 133 (1;2)

Có 331;111,112

Nợ 331

Có 111,112

★Vậy các bạn hỏi trực tiếp phòng mua hàng sẽ biết được quy trình thực hiện của nghiệp vụ mua hàng TỪ LÚC CÓ NHU CẦU MUA HÀNG=> CHO ĐẾN KHI TÌM NHÀ CUNG CẤP=> DEAL GIÁ=> LÀM ĐƠN ĐẶT HÀNG VÀ THEO DÕI ĐƠN HÀNG=>  CHO ĐẾN KHI HÀNG VỀ ĐẾN KHO=> NHẬP KHO=> VÀ TRẢ TIỀN CHO NHÀ CUNG CẤP. Hỏi trực tiếp nhân viên mua hàng để hiểu và xin quy trình (nếu có). Vì nghiệp vụ này liên quan trực tiếp đến bộ phận mua hàng

2. Nghiệp vụ những chi phí liên quan đến việc vận chuyển hàng về kho nếu co (ví dụ như chi phi xăng dầu của Cty vận chuyển hàng về kho. Thuê xe bên ngoài vận chuyển hàng về đến kho

Nợ 1561

Nợ 1331

Có 111,112

★Vậy hỏi luôn bên bộ phận mua hàng sẽ biết là có phát sinh những nghiệp vụ nào liên quan đến quá trình mua hàng, và vấn đề thêu xe vận chuyển hàng về kho hoặc đỗ dầu cho xe của công ty thì ai phụ trách. Từ đó mà biết cách công ty đang thực hiện nghiệp vụ đó ra làm sao. Tức là các bạn đang tìm hiểu hoạt động trong Cty đó

▶Ba: Phòng marketing: Nhiệm vụ là thiết kế design, thực hiện và hỗ trợ cho phòng bán hàng khi phòng bán hàng có chiến dịch bán hàng mới (Ví dụ như chạy quảng cáo…) thực hiện tổ chức các sự kiện quảng cáo sản phẩm mới

=>Vậy sẽ có những nghiệp vụ phát sinh tại phòng Marketing như

Nợ 242

Nợ 1331

Có 111,112,331

Cuối tháng phân bổ vào chi phí 641

Nợ 641

Có 242

★Với nghiệp vụ này, các bạn sẽ hỏi trực tiếp nhân viên phòng Marketing để biết được khi Cty tổ chức sự kiện thì quy trình thực hiện từ lúc có nhu cầu tổ chức sự kiện cho đến khi làm ra sâu khấu tổ chức sự kiện, mời ca sĩ, vũ công… cho đến khi hoàn thành nghiệm thu sự kiện hoàn thành cho đến khi thanh toán tiền

▶Bốn: Phòng hành chính nhân sự: sẽ làm công việc tính toán lương, điều phối xe, book lịch cho các nhân viên đi công tác, đăng tuyển dụng nhân sự, mua văn phòng phẩm…)

=>Vậy là sẽ có các nghiệp vụ

Nợ 6427

Nợ 133

Có 111,112,331

(Tiền đăng quảng cao)

Nợ 6427

Nợ 1331

Có 111,112

(Tiền đỗ xăng đi công tác…)

Nợ 6421, 6411,622,6271

Có 3341

(Tiền lương phải trả cho người lao động)

★Vậy những vấn đề liên quan đến phòng nhân sự, hành chính mà các bạn đã biết bên trên thì các bạn sẽ tác nghiệp phòng nhân sự về mặt quy trình khi xảy ra sự việc thì cách thức thực hiện như thế nào từ lúc phát sinh cho đến khi hoàn thành công việc thì các bạn sẽ biết được bộ chứng từ hoàn chình của nghiệp vụ này  (Ví dụ quy trình tính lương, tính thưởng của phòng nhân sự, quy trình tuyển dụng và ký hợp đồng lao động)

▶Năm Phòng Kế toán: Có chức năng là xét duyệt chứng từ từ các phòng ban khác chuyển lên. Và đưa ra những quy trình quy định liên quan đến việc hóa đơn chứng từ khi trình cho phòng kế toán duyệt phải theo mẫu biểu đã được ban hành trong từng quy trình. Phòng nào không tuân thủ trong quá trình thực hiện sẽ trả chứng từ về

Ban hành quy trình hạch toán kế toán, quy trình lưu chứng từ. Cũng như lập báo cáo gửi ban giám đốc. 

Nói chung ban hành những quy trình quy định liên quan đến tiề, nhằm mục đích hạn chế rủi ro xảy ra thất thoát tài sản trong Cty (Ví dụ như quy định về tiền mặt không để tồn cuối 1 ngày không quá 10 triệu, lớn hơn 10 triệu thì phải đem tiền đến ngân hàng để gửi)

Tham gia tư vấn và hoàn chỉnh all quy trình từ phòng ban khi phòng ban xây dựng. Vì all quy trình phòng ban xây dựng đều có liên quan đến tiền nên kế toán tham gia với vai trò là tư vấn hoàn thiện quy trình, quy định theo thủ tục chứng từ

▶Sáu Kho hàng. Với chức năng chính là quản lý kho và theo dõi nhập xuất tồn kho nên không phát sinh chi phí gì. Các bạn có thể đến người quản lý kho hàng để hỏi về vai trò và nhiệm vụ của kho hàng này để biết có phát sinh những chi phí gì liên quan đến kho hàng hay không, khi phát sinh thì thủ tục chứng từ thực hiện như thế nào